7-11 апреля 2014 года НИУ «БелГУ»

УПРАВЛЕНИЕ ПОРТФЕЛЕМ ПРОЕКТОВ В МУНИЦИПАЛЬНОМ ОБРАЗОВАНИИ ПРИГРАНИЧНОГО РЕГИОНА

Курчина Ю.Н., главный специалист отдела по правовой и кадровой работе Администрации муниципального района «Красненский район» Белгородской области

В современной науке о проектном менеджменте понятие «проект» определяется как комплекс взаимосвязанных работ, направленных на достижение запланированной цели и имеющих однократный, неповторяющийся характер. Под портфелем проектов понимается совокупность проектов, находящихся в компетенции одного центра ответственности. Что касается непосредственно управления портфелями проектов, то это планирование, организация и контроль временных, трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов (на всех этапах жизненного цикла проектов), направленных на достижение цели проектов.

В современном мире все больший интерес в области эффективного и результативного менеджмента приобретает управление портфелями проектов. В последние годы по этому пути движется и Россия. Белгородская область является первой в Центральном федеральном округе, где проектное управление и управление портфелями проектов применялось с полноценным вовлечением в него органов власти.

Таким образом, комплексное применение управления портфелями проектов в г. Белгороде и Белгородской области и поддержка его со стороны законодательной и исполнительной власти, деловых кругов, общественности и средств массой информации является одним из приоритетных направлений социально-экономического развития г. Белгорода и Белгородской области в третьем тысячелетии.

Управление портфелем проектов в муниципальном образовании направлено, прежде всего, на то, чтобы все задачи, стоящие перед органами власти, имели не только понятные цели, но и четкие сроки исполнения, конкретных исполнителей, свой бюджет, контрольные события, рабочие группы и руководителей, которые персонально ответственны за управление тем или иным проектом, конечную его реализацию.

Управление портфелями проектов в муниципальном образовании помогает разложить мероприятия целевой программы на управляемые проекты, поскольку через паспорт проекта и контрольные события можно отследить качество его выполнения, сроки исполнения события и увидеть конкретный результат.

В целях удобства и наибольшей информативности представляемого пакета документов в муниципальных образованиях Белгородской области действуют единые формы проектной документации, рекомендованные департаментом кадровой политики области, применяемые с учетом специфики, масштаба и сложности проекта.

На протяжении всех этапов управления портфелем проектов в подсистеме управления внутренними процессами РИАС «Электронное правительство Белгородской области» осуществляется мониторинг реализации проектов с отражением всех необходимой информации по проектам, что дает возможность для быстрой и качественной оценки ситуации и своевременного принятия управленческих решений.

В соответствии с постановлением правительства Белгородской области от 31 мая 2010 г. № 202-пп «Об утверждении Положения об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области»¹ в целях повышения результативности и эффективности деятельности, организованной по принципу управления проектами на территории Белгородского района, в администрации городаведет деятельность по управлению портфелями проектов.

Администрацией г. Белгорода создан Проектный офис, разработана нормативно-правовая база, регулирующая проектный менеджмент, утвержден Муниципальный портфель проектов. Реализуемые сегодня проекты нацелены на решение различных социально значимых задач.

Базовые принципы управления портфелями проектов в органах исполнительной власти и государственных органах г. Белгорода и Белгородской области. Управление проектами выполняется с помощью применения и интеграции логически сгруппированных процессов управления проектами, объединенных в 5 групп процессов. Эти 5 групп процессов следующие: инициация; планирование; исполнение; мониторинг и управление; завершение.

В управление портфелями проектов, как правило, входит: определение требований; удовлетворение различных потребностей, решение проблем и удовлетворение ожиданий различных заинтересованных сторон в ходе планирования и выполнения проектов; уравновешивание конкурирующих ограничений проектов, таких как:

– содержание;

– качество;

– расписание;

– бюджет;

– ресурсы;

– риски².

В зависимости от специфики конкретного проекта, определяется конкретный перечень ограничений, которым должен уделять внимание руководитель проекта. Взаимоотношение между этими факторами таково, что если один из них изменится, то с большой долей вероятности данное изменение затронет как минимум еще один фактор. Так, если сжимается расписание, то зачастую возникает необходимость увеличения бюджета и включения дополнительных ресурсов для выполнения одного и того же объема работ в более сжатые сроки. Если увеличение бюджета невозможно, может быть сокращено содержание или снижено качество для поставки продукта в более сжатые сроки в пределах установленного бюджета. Мнение заинтересованных сторон проекта по поводу того, какой из факторов более важный, могут разделяться, что приводит к повышению сложности проекта. Изменение требований, предъявляемых к проекту, может вызвать дополнительные риски. От команды проекта в данной ситуации требуется оценить ситуацию и уравновесить требования в целях достижения успеха проекта.

Модель построения проектного управления, которая сегодня функционирует в г. Белгороде, является результатом адаптации существующих принципов и требований современных практик проектного управления зарубежных стран.

Особенность модели – применимость ее как внутри органов власти, так и по отношению к портфелям проектов, реализуемым совместно с бизнес – сообществом. Изменения в системе управления выражаются в непосредственном повышении прозрачности деятельности органов власти. А это в свою очередь ведет к созданию благоприятной административной среды, оптимизации и повышению качества предоставляемых услуг. Кроме того, снижаются инфраструктурные риски для инвесторов и приток инвестиций по приоритетным направлениям развития региона увеличивается.

Важно, что в рамках этой модели любой проект рассматривается как система, состоящая из ряда элементов: изменение одного из них может повлечь за собой изменение всей структуры проекта. Абсолютная прозрачность и управляемость проектом, четкое распределение персональной ответственности и измеримый конечный результат на заранее спланированную дату – это далеко не все, что делает привлекательным проектное управление для бизнеса и органов власти.

Проектный менеджмент не противоречит применяемому программно-целевому планированию бюджета, а только усиливает его. Известно, что программно-целевой подход используется при финансировании отдельных государственных программ социального и экономического развития и направлен на достижение результатов в государственном секторе. Изначально определяется желаемое состояние, а затем пути достижения такого состояния. Для этого используются целевые показатели. Плановые (желаемые) значения таких показателей закладываются в программы развития, а затем на основе получаемых значений осуществляется анализ эффективности и результативности выполненной работы. У такого подхода, на наш взгляд, есть узкие места, которые как раз возможно устранить с помощью применения проектного менеджмента. Речь идет об увеличении прозрачности выполнения тех или иных действий и о четком понимании последовательности выполняемых работ, ограниченных финансовыми и временными ресурсами; налаживании взаимовыгодных межведомственных отношений внутри проекта, а также о строгом распределении ответственности вплоть до каждого участника команды проекта.

Управление портфелем проектов позволяет с большей четкостью отследить ход движения идеи от начала ее претворения в жизнь до логического завершения. В рамках каждого проекта можно увидеть и оценить результаты выполняемых работ, осуществить общий анализ трудовых, временных, человеческих и иных ресурсов. При этом названные элементы возможно рассматривать в разрезе как одного проекта, так и целого портфеля проектов, а в будущем и региональной стратегии развития.

1 Об утверждении положения об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области : Постановление Правительства Белгородской области от 31 мая 2010 года № 202 – пп (ред. от 06.11.2012) // «Белгородские известия». – 2010. – № 93.

2 Рассказов В.А. Организация разработки бизнес-плана. М., 2008