7-11 апреля 2014 года НИУ «БелГУ»

ПРАКТИКА ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЭЛЕКТОРАЛЬНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ВЕЙДЕЛЕВСКОГО РАЙОНА БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

Нарижняя Е.С., студентка Института управления Белгородского государственного национального исследовательского университета, Россия, г. Белгород

Документооборот органов муниципального управления – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

При анализе управления организацией ключевое значение имеет анализ структуры управления организацией, так как весь управленческий процесс протекает в рамках этой структуры.

Рассмотрим состояние электронного документооборота в органах муниципального управления на примере администрации Вейделевского района Белгородской области. Но для начала дадим характеристику системе документационного обеспечения администрации муниципального района «Вейделевский район» (далее администрация Вейделевского района), так как они составляют общую систему документооборота.

Свою деятельность органы местного самоуправления осуществляют в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской федерации» от 06.10.2003 г.
№ 131-ФЗ, Федеральным законом «О муниципальной службе в Российской Федерации» от 2.03.2007 г. № 25-ФЗ, Уставом (Основным законом) Белгородской области, Законом Белгородской области «Об особенностях организации местного самоуправления в Белгородской области», «Об особенностях организации муниципальной службы в Белгородской области», Уставом (Основным законом) муниципального района «Вейделевский район».

Основными структурными подразделениями аппарата главы местного самоуправления, ответственными за документационное обеспечение являются: отдел делопроизводства, отдел информационного обеспечения, отдел по организационно-контрольной работе.

Отдел делопроизводства призван обеспечивать организацию делопроизводства и документооборота в администрации муниципального района. Отдел состоит из трех человек – начальника, заместителя начальника, главного специалиста.

Через администрацию муниципального района проходит большое количество документов. Деятельность администрации муниципального района обеспечивается системой взаимосвязанных документов, составляющих документационную базу.

Электронный документооборот в администрации Вейделевского района Белгородской области реализуется на базе программного продукта системы «Мотив».

Мотив – это уникальный инструмент управления организацией, который сочетает в себе функциональные возможности систем различных классов.

Возможности, которые предоставляет «Мотив»:

• создание единого информационного пространства органов государственного и муниципального управления;
• организация и ведение внутреннего электронного документооборота;
• возможность коллективной работы над проектами;
• возможность управлять большим количеством задач и поручений;
• контроль над занятостью персонала;
• управление большим объемом документов;
• обеспечение конфиденциальности информации;
• быстрый и удобный поиск информации в соответствии с правами пользователя в системе;
• ведение архивов проектов, задач и документов.

Автоматизированная система «Мотив» контролирует и упрощает процесс выполнения задач.

Технико-технологическая инфраструктура электронного документооборота состоит из: головного узла электронного документооборота, оператором которого является контрольно-аналитический отдел Администрации района, а также узлов участников электронного документооборота, и защищенных каналов связи.

В свою очередь, технические средства головного узла включают в себя почтовый сервер, программно-аппаратные средства удостоверяющего центра, средства защиты информации и иные средства программно-технического обеспечения электронного взаимодействия.

Основными функциями головного узла являются: обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения при ее нахождении на головном узле и передаче по защищенным каналам связи до узлов участников электронного документооборота; обмен электронными сообщениями между участниками документооборота.

Технические средства узла участника электронного документооборота включают серверное и коммуникационное оборудование, средства защиты информации и автоматизированные рабочие места. Основными функциями узлов участников являются: обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения до передачи ее в защищенный канал связи; доставка электронных сообщений, полученных из головного узла, в федеральные информационные системы электронного документооборота адресатов; отправка электронных сообщений из федеральных информационных систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота на головной узел; хранение электронных сообщений до передачи на головной узел или в федеральную информационную систему электронного документооборота адресата.

За поддержание технико-технологической инфраструктуры электронного документооборота отвечает организатор электронного документооборота.

Информационная безопасность при осуществлении электронного документооборота обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий.

В соответствии с планом формирования электронного правительства в Белгородской области на территории Вейделевского района происходит:

1) формирование телекоммуникационной инфраструктуры органов государственной власти и органов местного самоуправления;

2) формирование инфраструктуры и систем общественного доступа к информации о деятельности государственных органов, взаимодействие органов власти с населением и бизнесом;

3) создание системы межведомственного электронного взаимодействия;

4) предоставления государственных и муниципальных услуг с использованием современных информационно-коммуникационных технологий.

Сложностью на сегодняшний день является придание юридической значимости документу. Необходимо строго разделять внутренний служебный документооборот и юридически значимый документооборот.

При организации внутреннего документооборота в Администрации Вейделевского района учитывается сложившаяся практика согласования документов. Любой муниципальный служащий, находящийся на ответственной должности, несомненно, должен поддерживать внутренний электронный документооборот, создавать и подписывать свои электронные документы, но следует учесть, что эти электронные документы приобретают юридическую значимость только после их прохождения полного цикла и согласования с другими структурами, в частности с юристом. Это предполагает, что в электронной версии документооборота необходима электронная подпись лиц, согласующих документы, а также электронная подпись Главы района.

В целом технология формирования юридически значимого электронного документа сводится к оформлению его служащими в течение одной или нескольких итераций. Каждая итерация подписывается служащими их личными ЭЦП, документируется в архиве и не является юридически значимой. Только после прохождения всего цикла согласований, проверок, утверждений (появляется несколько ЭЦП нескольких лиц) формируется окончательный вариант юридически значимого документа, подписанный ЭЦП юриста и зарегистрированной ЭЦП Главы Администрации Вейделевского района.

То есть администрация должна иметь свой внутренний механизм контроля подлинности ЭЦП внутреннего документооборота. Одной из наиболее острых проблем формирования ЭЦП муниципальных служащих является надежная авторизация подписывающего.

В настоящий момент документооборот в Администрации Вейделевского района сочетает в себе и электронную и бумажную форму.

Документы, отправляемые из администрации муниципального района, передаются либо через почту, либо через электронную связь, либо вручаются под расписку в разносной книге.

Одной из важнейших технологий делопроизводства является контроль за исполнением документов. Основной задачей специалиста является контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов.

Мониторинг исполнения документов в администрации муниципального района, строится на базе регистрационных карточек, журналов и таблиц в электронном виде.

Контрольные картотеки систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты поступления (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий или документированного подтверждения исполнителя. В регистрационной карточке или журнале записываются необходимые сведения (дата, фамилия и должность лица, подписавшего ответ), после чего карточка помещается в картотеку в раздел исполненных документов.

В настоящее время в администрации района, ее структурных подразделениях, основная масса информации хранится на выделенном центральном сервере – специальном компьютере, предназначенном для этих целей. Также администрация района соединена с помощью почтового сервера с администрациями городского и сельского поселений. Удаленные подразделения администрации района пока не имеют компьютерной связи с основным зданием, но эта задача решается и в ближайшем будущем внешние структурные подразделения будут интегрированы в единую систему электронного документооборота.

Такая система предоставляет полный набор функций по работе с документами в соответствии с требованиями и стандартами делопроизводства и способна поддерживать схемы делового документооборота муниципальных органов: горизонтальную схему (переписка внутри администрации), вертикальную схему (организационно-распорядительные документы), внешнюю схему (входящая и исходящая корреспонденция).

При внедрении электронного документооборота возникает ряд проблем:

• консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота;
• необходимость обеспечения юридической силы электронных документов, согласования документов;
• необходимость взаимодействовать с бумажной формой обращений и документов, которые необходимо переводить в электронную форму.

Таким образом, можно сделать выводы касательно данной статьи:

1) организация документооборота в Администрации Вейделевского района Белгородской области реализуется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к бумажной форме государственными и региональными нормативно-правовыми актами;

2) электронный документооборот не имеет полностью разработанных документов, регламентирующих их функционирование;

3) электронный документооборот ускоряет принятие решений по многим вопросам, но так же необходимо совершенствовать его внедрение.